64246.jpg

Hur kommer du åt svar ifyllda i ett formulär på föreningens webbsidor?

28.08.2018 kl. 09:18
Om du har ett formulär på föreningens webb så har det ändrats som följd av GDPR, följ de här instruktionerna för att komma åt svaren eller återgå till det gamla sättet att få svaren per epost.

För att överensstämma med EU:s nya dataskyddsförordning har det har gjorts en förändring i formulärmodulen i Digistoff (dvs. det verktyg som vi använder för att redigera webbsidorna). Den modulen används ofta för ”bli medlem”-formuläret om ni har ett på er webb.

Tidigare har svaren skickats rakt till den epost som angivits. Nu skickas en epost där det informeras att någon fyllt i uppgifterna, men för att se själva uppgifterna måste man gå in på webbplatsen. Orsaken är att epost inte anses säkert för känsliga uppgifter. Men det är upp till var och en att avgöra hur känsliga uppgifterna är och om föreningen önskar återgå till det gamla sättet kan man göra den inställningen i formuläret.

Här beskrivs hur man kommer åt svaren samt hur man gör inställningen för att få svaren till eposten som tidigare. Kontakta oss på förbundet om du behöver mer info eller hjälp!

Steg 1

Logga in på webbplatsen och gå till den sida där ditt formulär finns.

Steg 2

Klicka på "Arkiv":

En ruta öppnas med en lista med svar, svaren är ordnade i kronologisk ordning och innehåller de 20 nyaste svaren. Du kan bläddra till tidigare svar om du har fler än 20 och du kan ta bort svar genom att trycka på knappen med ett rött minustecken vid respektive svar:

Steg 3

Om du vill se svaret klickar du på datumet vid respektive svar, då öppnas en ny ruta där du kan se alla formulärfält för det svaret så som de är ifyllda:

Export-alternativet

Du kan ta ut alla svar som fyllts i formuläret, som en Excel-lista genom att klicka på "Exportera" och välja det första alternativet "Exportera som CSV (EU, UTF-8)":

 

Om du använder Open Office eller Libre Office kan du välja det sista alternativet i listan ovan ("Exportera som ODS").

Kom ihåg att hantera den exporterade listan varsamt och i enlighet med föreningens principer om den innehåller personuppgifter.

Inställningar

Tidigare fungerade epostformulär-modulen så att svaren från formulären skickades till den epost-adress som angivits i modulens inställningar. I de fall svaren innehåller personuppgifter är det inte rekommenderat att skicka per epost, därför kommer numera enbart ett meddelande om att ett svar har kommit in, sedan kan du läsa uppgifterna enligt följande instruktioner.

Om du vill återgå till det tidigare sättet där uppgifterna skickas per epost (t.ex. om det inte är personuppgifter som fylls i), kan du göra det genom att klicka på "Inställningar" i formulärmodulen och välja "Ja" för inställningen "Skicka all formulärdata till mottagaren per epost.":

Text hur personuppgifter hanteras inlagd

Dessutom har det, för de föreningar som använder förbundets medlemsregister och som har ett formulär eller sida för att bli medlem på webbplatsen, lagts in en text för att informera nya medlemmar om personuppgiftshanteringen (befintliga medlemmar informeras i GodTid nr 6). Ni kan naturligtvis ändra eller ta bort texterna och kryssen om ni vill, tex. om er styrelse vill lägga upp egna beskrivningar. Gå in på er egen sida och kontrollera bli medlem-sidan om ni har en, annars kan ni läsa texten på förbundets sida: https://spfpension.fi/sv/bli_medlem/

 

Robert Riska

ANNONSER