Hur SPF hanterar personuppgifter

Svenska pensionärsförbundet hanterar personuppgifter som behövs för förbundets och föreningarnas verksamhet. Personuppgifter hanteras i första hand i medlemsregistret men även andra uppgifter och på andra sätt då det krävs för tex. resor och evenemang. All hantering beskrivs här och uppdateras kontinuerligt vid förändringar. 

Medlemsregistret

Svenska pensionärsförbundet upprätthåller sitt medlemsregister på Webbhuset. Medlemsföreningarnas styrelser har utsett medlemsregisteransvariga i föreningarna som har tillgång till medlemsregistret med lösenord och ansvarar för den egna föreningens medlemsregister. Svenska pensionärsförbundet personal har även tillgång till medlemsregistret.

De föreningar som ej använder sig av Svenska pensionärsförbundets medlemsregister upprätthåller och ansvarar själv för sitt eget medlemsregister och dokumentationen av det. För att kunna skicka medlemstidningen och fastställa antal medlemsavgifter för föreningen, finns också dessa föreningars medlemmar i förbundets register. Denna beskrivning gäller då även för dessa personuppgifter med undantag att föreningen inte har åtkomst till uppgifterna utan de meddelar förbundets verksamhetssekreterare om ändringar.

Hantering av uppgifterna i medlemsregistret

Vi hanterar personuppgifterna i medlemsregistret för att hantera ansökan och administrera medlemskap hos oss. Dessutom används uppgifterna för att skicka medlemstidningen God Tid, eventuella medlemsbrev från förbundet och lokalföreningen, kallelser till möten, erbjudanden om deltagande i olika aktiviteter som exempelvis kurser, resor, seminarier, utfärder som förbundet, regionen eller lokalföreningen ordnar. Uppgifterna används också för fakturering av medlemsavgifter.

Uppgifterna samlas in från den registrerade själv.

I registret noteras följande uppgifter:

• Medlemsnummer
• Förnamn, efternamn
• Födelseår, födelsemånad, födelsedag
• Adress
• E-post
• Telefon
• Inskrivningsår
• Kön
• Föreningstillhörighet
• Förtroendeuppgifter, uppdrag inom föreningen/förbundet
• Intressen där valen är: boccia, dans, musik, it...
• Godkännande att ta emot info om specifika intressen
• Hedersomnämnanden
• Medlemsavgiftsbetalningsuppgifter

Överföring av uppgifter

För utskick av medlemstidningen sänder vi medlemmarnas namn- och adresslista till tidningstryckeriet Botnia Print Oy Ab och postningsfirman PPP Finland. Överföringen sker krypterat och lösenordskyddat och mottagaren raderar listan genast efter postning.

För att kunna läsa medlemstidningen God Tid digitalt behöver medlemmar skapa ett konto i tjänsten eller appen för tidningen och då överförs informationen från medlemsregistret om att e-postadressen som används (och medlemsnummern om den fyllts i) finns i medlemsregistret. Textalk heter företaget som levererar den digitala tidningen och deras webbapplikation heter Prenly. Personuppgifter som hanteras av Prenly är främst e-postadressen och eventuellt medlemsnummern (om det fyllts i). Även insamling av användningsstatistik kan innehålla information som vilken typs apparat som används, om ip-adress, vilken webbläsare som används och i vilket land användaren befinner sig. Svenska pensionärsförbundet hanterar inte alls kakorna eller personuppgifter i samband med e-tidningen eller apparna, utan de hanteras direkt av Prenly och om deras hantering kan läsas på sidan https://www.prenly.com/legal/privacy-policy. Användaren kan när som helst ändra sina val i integritetsinställningarna i appen eller inställningarna i webbtjänsten.

Radering av uppgifter

Efter att medlemskapet upphört sparar vi inte uppgifterna i vårt medlemsregister. Även uppgifter för avlidna medlemmar tas bort genast då det meddelas via föreningen eller direkt till förbundet.

Gällande medlemmar som innehaft förtroendeuppdrag sparar vi endast namn, datum, förtroendeuppdrag, hedersomnämnanden i våra arkiv (inte i medlemsregistret).

Om du avbryter ditt medlemskap

Om du avbryter ditt medlemskap raderas dina uppgifter omedelbart det meddelas via föreningen eller direkt till förbundet.

Ändrade uppgifter

Det är viktigt att du som medlem meddelar Svenska pensionärsförbundet eller din förening när dina uppgifter förändras. Svenska pensionärsförbundet är angeläget om att uppgifterna är korrekta och felaktigheter rättas snarast möjligt. Om du har valt att ta emot info per sms eller e-post om specifika intressen som resor, motion, it osv. kan du när som helst meddela att du inte längre vill ta emot infon och då raderas uppgiften omedelbart.

Resor och evenemang

Förutom de uppgifter som finns i medlemsregistret tas det i samband med resor och evenemang emot personuppgifter i anmälan. De personuppgifter som samlas in beror på vad som krävs för att ordna resan eller evenemanget men är ett urval av följande (endast de uppgifter som krävs för att ordna och genomföra just den resan eller evenemanget):

• För- och efternamn
• Födelsedatum om det krävs av rederi eller flygbolag
• Adress
• Telefonnummer
• Epost
• Medlemskap i pensionärsförening (vilken förening)
• Eventuell bonuskortnummer
• Eventuella övernattningsalternativ
• Eventuella specialdieter (sparas inte per person utan enbart antal)

Uppgifterna samlas in av personen själv eller någon som anmäler personen.

Hantering och överlåtelse av uppgifter vid resor och evenemang

Uppgifterna hanteras beroende på resa eller evenemang av personer i föreningen, av förbundets personal, av researrangören och eventuella reseledare. Överföring av uppgifter mellan personalen på förbundet sker alltid också per e-post inom förbundets interna slutna system men till utomstående används inte e-post. Om researrangören eller reseledaren behöver personuppgifter överförs de till researrangören över en lösenordskyddad och krypterad förbindelse.

Känsliga uppgifter

Svenska pensionärsförbundet hanterar inte uppgifter om religiös övertygelse, hälsa och politiska åsikter som enligt EU:s dataskyddsförordning hör till så kallade särskilda personuppgiftskategorier (känsliga uppgifter).

Uppgifter om specialdieter måste ibland samlas in i samband med anmälan för att säkerställa vetskap om antal personer med specialdiet, men de sparas bara som antal och kan inte kopplas till personen.

Radering av uppgifter

Uppgifterna raderas av alla som hanterar dem efter att resan avslutats eller efter att personen avbokat resan och alla eventuella fakturor är betalda.

Om personen har anmält att ta emot info om resor sparas enbart den kontaktuppgiften i en separat lösenordskyddad lista.

Kakor (cookies)

Svenska pensionärsförbundet sparar, hanterar eller använder inte kakor på sina egna webbsidor (spfpension.fi). Statistik som samlas om besök på webbplatsen samlas in anonymt och utan att använda kakor.

Om medlemmen besöker Svenska pensionärsförbundets sidor, grupper och kanaler på Facebook, Instagram och Youtube så använder de tjänsterna kakor och sparar personuppgifter enligt sina egna beskrivningar i sin datapolicy.

Om medlemmen läser God Tid digitalt via adressen https://godtid.spfpension.fi/ eller Prenlyapparna på telefoner och plattor sparas viss information för att tjänsten ska fungera, tex. information som behövs för att skapa ett konto och få tillgång till tidningen. Textalk heter företaget som levererar den digitala tidningen och deras webbapplikation heter Prenly. Du kan anpassa vilken typ av information som sparas i deras tjänst via inställningarna i tjänsten eller appen.

Informationen sparas av tjänsten eller appen och hanteras inte av Svenska pensionärsförbundet. Svenska pensionärsförbundet samlar inte heller in statistik över användningen av tjänsten eller apparna.

Den registrerades rättigheter

Medlemmen har rätt till ett registerutdrag där det framgår vilka uppgifter som har sparats. Utdraget erhålls per e-post eller per brev, kontakta Svenska pensionärsförbundet.

Medlemmen har rätt att korrigera sina uppgifter genom att kontakta sin egen förening eller Svenska pensionärsförbundet. Svenska pensionärsförbundet ber medlemsföreningarna kontrollera sina uppgifter årligen.

Om den registrerade är missnöjd med hur uppgifterna hanteras ber vi ta kontakt med oss omedelbart så att vi kan förbättra hanteringen. En person vars uppgifter är registrerade har rätt att klaga på Svenska pensionärsförbundet och/eller medlemsföreningens och/eller tredje parts hantering av dennes uppgifter genom att skicka in en klagan till Dataskyddsombudsmannen www.tietosuoja.fi.