Ordna föreningsmöten under pandemin

Här ger vi tips och idéer för hur föreningsmötena (årsmöte, vårmöte, höstmöte, valmöte osv.) kan ordnas då inte normala fysiska möten är möjliga.

Kort sagt är rekommendationen att planera ett möte med distansdeltagande ungefär som föreningen annars skulle ordna ett normalt fysiskt möte. Här nedanför följer korta anvisningar och rekommendationer, mera information hittar du på föreningsresursens sidor .

Kom ihåg att försöka hålla mötet och arrangemangen så enkla som möjligt under pandemin, huvudsaken att ni får ordnat mötet den tiden som föreningens stadgar bestämmer.

Temporära lagen är i kraft

En temporär lag är i kraft, som innebär att man i föreningsmöten som hålls under perioden 1.10.2020-30.6.2021 kan delta på distans trots att det inte skulle stå i föreningens stadgar (eller trots att det i stadgarna uttryckligen skulle stå att det inte tillåts).

Den temporära lagen tillåter inte att föreningsmötena skjuts upp, utan de skall hållas i enlighet med föreningens stadgar.

Fysisk plats

Föreningen kan framföra önskemål att medlemmarna deltar på distans och kräva anmälning till mötet, men det måste alltid finnas en plats där man kan delta fysiskt. De bestämmelser och restriktioner som gäller antal deltagare med tanke på smittspridning måste ändå följas på plats.

I praktiken rekommenderas att kräva anmälning till mötet (både fysiskt och på distans) och anteckna anmälda till fysiska platsen i kronologisk ordning, om restriktionerna skärps kan enbart det antal först anmälda som restriktionerna medger delta fysiskt.

Användning av andningsskydd, god handhygien och tillräckliga säkerhetsavstånd måste naturligtvis också iakttas enligt gällande rekommendationer.

Teknik

Pensionärsförbundet erbjuder föreningarna en zoom-licens för anordnande av möten. Även andra distansmötestjänster och sätt fungerar.

På ett möte med distansdeltagande är det bra att ha någon som hjälper mötesordförande med det tekniska, det kan tex. vara en teknisk sekreterare som sköter tekniken så att ordförande kan koncentrera sig på att leda mötet. Den tekniska sekreteraren kan delta från en egen dator och med fördel vara den som har mest rättigheter i mötet (mötesvärd "host" om det är ett zoom-möte) och kan bl.a. uppmärksamma ordförande (co-host eller vanlig deltagare) på handuppräckningar och chat-meddelanden som annars kan vara svåra att upptäcka.

För ordförande är det bra att hela tiden hålla i minnet att deltagarna är på distans och det kan krävas bl.a. långsammare takt för att alla skall hinna med. Om man kan ordna så att ordförande ser möjligast många av deltagarna på skärmen underlättar det vanligtvis.

Förbundets personal hjälper med möten inklusive förberedelser och planering, så ta kontakt!

Kallelse till möte

Kallelsen till mötet görs som för ett normalt möte, förutom det normala kan följande detaljer behöva nämnas:

• Rekommendation att delta på distans
• Begäran om anmälan och till vem
• Vilket verktyg eller program som används på distans
• När ett eventuellt övningsmöte ordnas

Övningsmöte

Om många av deltagarna i ett distansmöte är ovana med tekniken, rekommenderas ett övningsmöte några dagar före det egentliga mötet. Då får var och en öva sig på att delta och försäkra sig om att den egna tekniken fungerar. I annat fall hinner man ännu lösa eventuella problem och be om hjälp.

Även för mötesvärden rekommenderas att utrustningen, inklusive dator och internetförbindelse testas på mötesplatsen, i god tid före mötet och med exakt samma utrustning som används vid mötet.

Det rekommenderas att mötet öppnas 30-60 minuter före mötestiden för att alla skall kunna ansluta och reda ut eventuella sista minutens problem.

Omröstning och valordning

För att undvika konflikter och klargöra hur man genomför omröstningar på mötet kan man skriva en valordning som i och med den temporära lagen kan godkännas av styrelsen.

Föreningsresursen rekommenderar att sträva till att göra besluten enhälliga, om man röstar är det enklast att deltagarna röstar genom handuppräckning eller på annat valfritt överenskommet sätt.

Att ordna en sluten omröstning är praktiskt svårt att genomföra på distans. Om stadgarna uttryckligen kräver sluten omröstning och om mötet kräver det kan man avbryta mötet och komma överens om när mötet fortsätter, däremellan ber man deltagarna lämna in röstsedeln vid någon given plats. Beroende på deltagarnas möjlighet att ta sig till röstningsplatsen kan mötet fortsätta efter timmar eller dagar.

En modell för valordning finns på föreningsresursen .

Deltagande och närvaro

I början av mötet är det skäl att gå genom de centrala knapparna och funktionerna som behövs för att aktivit kunna delta i mötet och ge alla en chans att pröva. Man bör också med tanke på närvarolistan försäkra att alla syns, hörs och kan delta i mötet på det sätt som man har valt, så ett namnupprop brukar vara att rekommendera.

I ett distans-möte via tex. Zoom rekommenderas att man med jämna mellanrum, också före namnuppropet stänger av alla deltagares mikrofoner ("Mute all"), och instruerar hur deltagarna kan slå på den igen när de vill tala. Det här görs kontinuerligt för att undvika bakgrundsljud och rundgång.

Under namnuppropet kan tex. den tekniska sekreteraren uppdatera eventuella felaktiga namn i Zoom ("rename") för att senare lättare kunna avgöra vem som ber om ordet och uttalar sig, ofta kommer deltagare annars synas med anhörigas eller apparaternas namn (iPhone, Samsung-A7 osv).

Det finns många funktioner i tex. Zoom, men det rekommenderas att så få som möjligt av funktionerna används, dvs. bara de som är nödvändiga för att genomföra mötet.

För att be om ordet kan man använda chatten om det är ett zoom-möte (eller liknande verktyg med chat-funktion). Man kan välja och informera deltagarna om chatten ska användas enbart för att be om ordet eller om också tex. understöd kan skrivas i chatten. Beroende på deltagarantalet kan man alternativt slå på mikrofonen och muntligt be om ordet eller understöda förslag.

Säkerhet

För att inte bjuda in obehöriga till mötet rekommenderas att inte dela möteslänken med id och lösenord öppet på webbsidor eller sociala medier, utan tex sända den per e-post till de som anmält sig till mötet.

Mera information

Föreningsresursens sidor

SPFs anvisningar för Zoom